- الهدف:-وضع اجراء لتخطيط وتنفيذ التدقيقات الداخلية لنظام ادارة الجودة للمحافظة عليه وتطويره باستمرار .
- نطاق العمل (المجال):- جميع الفعاليات ذات الصلة بالجودة في كليات واقسام جامعة الامام جعفر الصادق .
- التعاريف:-
-
ت
|
المصطلح
|
التعريف
|
1
|
التدقيق
|
عملية نظامية مستقلة وموثقة للحصول على دليل التدقيق وتقييمه بموضوعية لتحديد مدى الايفاء بمعايير التدقيق .
|
2
|
برنامج التدقيق
|
مجموعة واحدة او اكثر من التدقيقات خططت لغرض وزمن محدد .
|
3
|
معيار التدقيق
|
مجموعة من سياسات او اجراءات او متطلبات استخدمت كمرجع .
|
4
|
دليل التدقيق
|
سجلات او نصوص لحقائق او معلومات اخرى ذات صلة بمعيار التدقيق ويمكن اثباتها ممكن ان يكون دليل التدقيق كمياً او نوعياً .
|
5
|
المدقق
|
شخص لديه الاهلية لانجاز تدقيق ما .
|
6
|
عدم المطابقة
|
عدم الايفاء بالمتطلب .
|
7
|
الاجراء التصحيحي
|
اجراء لازالة عدم المطابقة او الحالات غير المرغوب بها .
|
- المسؤوليات :-
ت
|
الجهة
|
المسؤولية
|
1
|
رئيس الجامعة
|
مسؤالمصادقة على برنامج التدقيق وتوفر المواد المطلوبة للتدقيق (العاملين ، الموارد المالية ، الوقت) .
|
2
|
مسؤول قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي
|
تخطيط برنامج التدقيق بتوقيتات زمنية محددة سنوياً او فصلياً او شهرياً .
- اختيار وتكليف المدققين .
- التأكد من تنفيذ جميع التدقيقات .
|
3
|
قسم ضمان الجودة
|
جمع وتوثيق تقارير التدقيق .
|
4
|
المدققين
|
- تنفيذ فعاليات التدقيق الداخلي .
- طلب الاجراءات التصحيحية و متابعة تنفيذها .
- كتابة تقارير التدقيق وتسليمها الى قسم ضمان الجودة .
|
5
|
الجهة المدقق عليها
|
- توفير وثائق الجودة ذات العلاقة .
- تقديم المستلزمات والتسهيلات لتنفيذ التدقيق .
- تنسيب الاشخاص المرافقين للمدققين .
- تسهيل الدخول الى اماكن العمل المطلوبة للتدقيق (مع اتخاذ الاحتياطات الضرورية) .
- وضع الاجراءات التصحيحية .
|
- يقوم قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي باعداد برنامج دوري للتدقيق الداخلي .
- في حالات خاصة يتم التدقيق خارج نطاق البرنامج الدوري وفي الحالات التالية :
- وجود تعديلات رئيسية على اجراءات او تعليمات العمل .
- شكاوي المستفيدين .
- الافعال التصحيحية او الوقائية .
- افعال طوارئ
3. يقوم قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي بأختيار فرق التدقيق
4.اعلام الجهات او المواقع المشمولة بالتدقيق قبل تنفيذ عمليات التدقيق بعشرة ايام وفقاً لنموذج الاعلام (F-72-02-02-01) .
5.يقوم رئيس فريق التدقيق بوضع خطة التدقيق الداخلي وفقاً لبرنامج التدقيق حسب الاستمارة رقم ((F-72-02-02-02 .
6. يحدد المدققين في اعلامهم اهداف التدقيق والوثائق المطلوب تهيئتها والافراد الذين يتطلب مقابلتهم خلال عملية التدقيق .
7. يقوم المدققون بالاطلاع على الوثائق ذات العلاقة بموضوع التدقيق ومراجعتها وكذلك الاطلاع على التقارير السابقة للتدقيق .
8. تنفيذ التدقيق
- عقد اجتماع افتتاحي مع مسؤولي المواقع المراد تدقيقها لتوضيح اهداف التدقيق وخطته تفصيلياً وان يكون مسؤول الموقع حاضراً ومرافقاً للمدقيقين طيلة تنفيذ عملية التدقيق .
- اعتماد قوائم الفحص المهيئة مسبقاً لتدقيق استمارة رقم (F-72-02-02-03) .
- الاطلاع على السجلات والوثائق ذات العلاقة والاجابة على الموضوعات في قوائم الفحص واختيار الادلة الموضوعية ومراجعتها وتقييمها لتأكيد حالات عدم المطابقة وذكر اسبابها والادلة المؤكدة لها .
- يقوم المدقق بكتابة الجزء الاول من تقرير التدقيق الداخلي وفقاً للنموذج المعتمد (F-72-02-02-04) .
9. عند تحديد حالات عدم المطابقة يتم طلب الاجراء التصحيحي .
- يتابع المدقق الاجراءات التصحيحية نموذج رقم (F-72-02-02-05) المتخذة والمنفذة ويتأكد من ازالة اسباب عدم المطابقة والاجراءات المتخذة لضمان عدم تكرارها .
- يوثق المدقق كافة البيانات في تقرير التدقيق الداخلي وغلق التقرير والمصادقة عليه وارساله الى قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي .
- في حالة عدم قبول قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي الاجراء التصحيحي المتخذ يتم اعلام المدقق ومسؤول الموقع المدقق عليه والطلب باتخاذ الاجراءات المناسبة لضمان تحقيق المطابقة وعدم تكرار عدم المطابقة .
- يتم اللجوء الى رئيس الجامعة في حالة عدم حدوث اتفاق على الاجراءات التصحيحية وبالامكان تشكيل لجنة لدراسة الحل واتخاذ القرار بشأنها .
10.لرسوم التوضيحية (Flow Chart) :- ويتم هنا توثيق الاجراء في مخطط انسيابي يوضح سير العملية